Termeni și Condiții de Furnizare a Serviciilor

Ultima actualizare: Iunie 2026

1. Prevederi generale

1.1. Suites Manager este o aplicație software (web + smartphone + desktop) pentru gestionarea rezervărilor, a camerelor, a clienților și a operațiunilor hoteliere, creată și deținută de NEXBYTE SOFTWARE S.R.L. (denumit în continuare Furnizor).

1.2. Utilizarea Suites Manager și accesul la informațiile oferite prin intermediul acesteia înseamnă, implicit, acceptarea termenilor și condițiilor statuate în continuare.

1.3. Prin utilizarea serviciilor și acceptarea acestor Termeni și Condiții („Condițiile"), Clientul este de acord ca aceste Condiții să îi fie în totalitate opozabile. Aceste Condiții trebuie interpretate coroborat cu Politica de Utilizare inclusă în Condiții, care poate fi modificată periodic, Furnizorul notificând, în prealabil, Clientul în acest sens.

1.4. Aceste Condiții explică obligațiile Furnizorului față de Client, precum și obligațiile Clientului față de Furnizor și față de alți Utilizatori ai Serviciului.

2. Definiții

„Suites Manager" – aplicația software (web + smartphone + desktop) creată și deținută de Furnizor pentru gestionarea hotelurilor și unităților de cazare.

„Contract" – reprezintă aceste Condiții, inclusiv Politica de utilizare.

„Client" – persoana juridică sau persoana fizică care acceptă aceste condiții (operator hotelier, pensiune, unitate de cazare).

„Furnizor" – NEXBYTE SOFTWARE S.R.L., cu sediul în Municipiul Slobozia, Jud. Ialomița, Strada Gării, Nr. 10, înregistrată la Registrul Comerțului sub nr. J2026037916000, CUI 54870857.

„Serviciu(i)" – asigurarea accesului la Suites Manager funcțional din punct de vedere al parametrilor tehnici în condițiile stabilite în Contract.

„Utilizator" – persoana fizică ce utilizează serviciile Suites Manager în baza Contractului dintre Client și Furnizor.

„Informații Confidențiale" – orice informații cu caracter confidențial obținute în baza sau în legătură cu prezentul Contract, inclusiv datele oaspeților și rezervărilor.

3. Furnizarea serviciilor

3.1. Furnizorul va furniza Serviciile Clientului în conformitate cu prezentele Condiții și potrivit unui standard rezonabil de profesionalism și de diligență.

3.2. Clientul are oricând dreptul să modifice pachetul inițial de Servicii direct în aplicație.

3.3. Clientul desemnează din partea sa persoanele care vor avea drept de decizie asupra oricăror modificări și operațiuni prin setarea dreptului de administrator al contului.

3.4. Furnizorul va depune toate eforturile pentru a asigura accesul la Servicii. Suites Manager va putea fi în permanență accesată, cu excepția situațiilor în care: (a) furnizorii de servicii tehnice conexe întâmpină dificultăți; (b) perioadele programate pentru mentenanță, cu privire la care Clientul va fi notificat în prealabil; (c) imposibilitatea de a accesa Serviciile este cauzată de circumstanțe pe care Furnizorul nu le poate controla în mod rezonabil.

3.5. Furnizorul va depune toate eforturile rezonabile pentru a furniza Serviciile cu promptitudine și în mod continuu, însă nu va fi ținut răspunzător pentru nicio pierdere de date cauzată de întârzieri, nefurnizări sau întreruperi ale serviciilor din cauza unor evenimente care nu pot fi controlate de Furnizor sau din cauza unor erori sau omisiuni ale Clientului.

3.6. Furnizorul nu oferă nicio garanție cu privire la niciun echipament sau configurație a echipamentului folosit de Client pentru a avea acces la Suites Manager.

3.7. La anumite intervale de timp, serverele și întreaga rețea pot fi închise pentru reparații de rutină și lucrări de mentenanță. Furnizorul va notifica Clientul cu o perioadă de timp în prealabil și va depune eforturi pentru a realiza aceste lucrări în perioadele de mentenanță programate.

3.8. Furnizorul poate întrerupe Serviciile sau poate modifica specificațiile tehnice din motive operaționale sau din cauza unor urgențe, notificând Clientul în prealabil cu privire la orice întrerupere planificată.

3.9. Furnizorul nu este răspunzător față de Client sau față de orice terță persoană pentru orice modificare, suspendare sau întrerupere a Serviciilor în condițiile de mai sus.

4. Durata contractului

4.1. Contractul se încheie pe durată nedeterminată începând cu data acceptării lui de către Client și poate fi denunțat unilateral de Client cu un preaviz de 30 de zile.

4.2. În caz de neplată a abonamentului la termen, contractul se suspendă, iar suspendarea încetează prin plata valorii restante a abonamentului, inclusiv pentru perioada suspendării contractului.

4.3. Oricând pe durata suspendării, Furnizorul poate rezilia Contractul prin transmiterea unei notificări de reziliere Clientului.

4.4. Contractul încetează în cazul în care față de una dintre părți este declanșată procedura insolvenței, iar aceasta parte a omis să notifice celeilalte părți cererea de insolvență în momentul cunoașterii ei.

5. Prețuri și modalități de plată

5.1. Pentru Serviciile furnizate, Clientul va plăti Furnizorului conform abonamentului în vigoare selectat în prealabil de către Client. Prețurile abonamentelor sunt afișate în RON pe pagina Abonament din aplicație.

5.2. Plata se efectuează prin card bancar (Visa sau Mastercard), procesată securizat prin NETOPIA Payments, procesator autorizat de plăți online. Furnizorul nu stochează datele cardului — acestea sunt procesate direct de NETOPIA Payments în conformitate cu standardele PCI-DSS. Moneda de tranzacționare este RON (lei românești).

5.3. Clientul poate opta pentru diverse intervale de facturare (1, 3, 6 sau 12 luni). La data semnării prezentului Contract, Furnizorul nu este plătitor de TVA. Dacă pe parcursul Contractului Furnizorul va deveni plătitor de TVA, va aduce de îndată la cunoștința Clientului acest aspect.

5.4. Furnizorul va emite și va comunica Clientului factura cu 10 zile înainte de expirarea intervalului de plată curent.

5.5. Plata se va face anticipat până cel târziu în ultima zi a intervalului curent de plată a abonamentului, pentru intervalul de plată următor.

5.6. Valoarea în lei a abonamentului se calculează la cursul BNR din ziua emiterii facturii.

5.7. În caz de neplată la scadență a abonamentului, Furnizorul are dreptul să perceapă Clientului penalități de întârziere de 0,1% din suma restantă pentru fiecare zi de întârziere.

5.8. Furnizorul poate modifica în mod unilateral abonamentul lunar, justificat de motive obiective, cu notificarea în scris a Clientului prin e-mail cu 30 de zile anterior datei de la care operează modificarea.

6. Politica de livrare a serviciului

6.1. Serviciile furnizate sunt exclusiv digitale (Software as a Service — SaaS). Accesul la serviciu se activează imediat după confirmarea plății de către NETOPIA Payments, prin activarea automată a abonamentului în contul Clientului. Nu există livrare fizică a niciunui produs.

6.2. Disponibilitatea serviciului este garantată la minimum 99,9% timp de funcționare lunar, cu excepția perioadelor de mentenanță planificată, anunțate în prealabil prin email.

7. Garanții

7.1. Garanția de bună funcționare. Furnizorul oferă o garanție de funcționare a Serviciului de minim 99,9% calculată la nivelul unei luni de abonament. În cazul în care disponibilitatea Serviciului scade sub minimul garantat, la cererea Clientului, Furnizorul pune la dispoziția acestuia, gratuit, accesul la Suites Manager pe o durată de două ori mai mare decât perioada de nefuncționare, până la maxim contravaloarea abonamentului pentru o lună. Clientul poate solicita aceasta cel mai târziu în luna următoare celei în care nu a fost îndeplinită disponibilitatea garantată.

7.2. Garanția extragerii datelor. Furnizorul se obligă să asigure oricând pe durata Contractului preluarea, în format digital (PDF/CSV), de către Client a datelor introduse în Suites Manager. În cazul încetării Contractului din orice cauză, Furnizorul va asigura exportul gratuit al datelor introduse de Client în termen de o lună de la solicitare.

7.3. Garanția securității datelor. Furnizorul își asumă întreaga responsabilitate pentru securitatea datelor introduse în Suites Manager. Orice prejudicii suferite de Client ca urmare a accesării datelor de către terți vor fi suportate integral de Furnizor, cu excepția cazului în care acestea se datorează culpei sau neglijenței Clientului.

8. Politica de retur și anulare

8.1. Conform art. 16 lit. (m) din OUG nr. 34/2014 privind drepturile consumatorilor, dreptul de retractare de 14 zile nu se aplică contractelor privind furnizarea de conținut digital care nu este livrat pe un suport material, dacă executarea a început cu acordul expres al consumatorului și cu acceptarea de către acesta a faptului că își va pierde dreptul de retractare. Prin activarea abonamentului, Clientul confirmă că a înțeles și acceptat aceste condiții.

8.2. Clientul poate anula abonamentul oricând cu un preaviz de 30 de zile conform art. 4.1. Accesul rămâne activ până la expirarea perioadei plătite. Nu se efectuează rambursări pentru perioadele deja utilizate.

8.3. Ne rezervăm dreptul de a actualiza, schimba sau înlocui orice parte din prezentele Condiții, informându-vă despre schimbări prin canalele de comunicare disponibile. Continuarea utilizării sau accesării serviciului după informările despre actualizări semnifică acceptul dumneavoastră pentru aceste schimbări.

9. Confidențialitate

9.1. Părțile se obligă să nu dezvăluie, să nu furnizeze sau utilizeze în mod necorespunzător informațiile de care au luat cunoștință pe parcursul derulării prezentului Contract, indiferent de suportul informațiilor.

9.2. Obligația de confidențialitate va subzista și după încetarea Contractului.

9.3. Fără să încalce prevederile de mai sus, părțile pot dezvălui o informație confidențială dacă: (1) acest lucru este cerut de lege; (2) este necesar pentru a formula o acuzație legală; (3) este necesar pentru a se apăra împotriva unei persoane sau entități, cu permisiunea celeilalte părți; sau (4) este necesar pentru a răspunde într-un proces sau o anchetă guvernamentală.

10. Prelucrarea datelor cu caracter personal

10.1. În executarea acestui Contract, Furnizorul poate avea acces la date cu caracter personal ale angajaților, oaspeților sau clienților Clientului. Furnizorul confirmă că aceste date au un caracter sensibil și se obligă să le prelucreze în mod strict confidențial și să le folosească numai în limitele autorizate de Client.

10.2. Datele transmise prin NETOPIA Payments (necesare procesării plăților) sunt gestionate conform politicii de confidențialitate a NETOPIA Payments, în conformitate cu standardele PCI-DSS și GDPR.

10.3. Detalii complete privind prelucrarea datelor cu caracter personal sunt disponibile în Politica de Confidențialitate.

11. Dreptul de proprietate intelectuală

11.1. Furnizorul își rezervă dreptul de autor asupra Suites Manager și a oricăror aplicații/servicii realizate de acesta și furnizate către Client.

11.2. Conținutul, textele, grafica, fotografiile, software-ul, logo-urile și orice alte materiale prezente în cadrul Suites Manager sunt protejate de legea dreptului de autor și sunt proprietatea Furnizorului. Utilizatorii care reproduc sau modifică materialele vor suporta consecințele conform legilor României.

12. Încălcarea condițiilor

12.1. Furnizorul va investiga orice suspiciune de încălcare a acestor Condiții sau orice acțiune suspectată a compromite Serviciile, securitatea sau reputația Furnizorului.

12.2. Furnizorul își rezervă dreptul de a întreprinde orice acțiune pe care o consideră adecvată și proporțională cu gravitatea încălcării Condițiilor, inclusiv transmiterea unui avertisment oficial, suspendarea sau rezilierea Contractului.

13. Despăgubire

13.1. Clientul este de acord să apere, să despăgubească și să exonereze de răspundere Furnizorul și angajații acestuia de orice pretenție sau cerere de despăgubire, inclusiv onorariile rezonabile pentru consultanță juridică, formulate de terți ca urmare a sau decurgând din: (a) utilizarea Serviciilor de către Client; (b) încălcarea de către Client a prezentelor Condiții; (c) încălcarea drepturilor unui terț de către Client.

14. Limitări ale răspunderii

14.1. Furnizorul nu va fi răspunzător pentru niciun fel de prejudicii directe sau indirecte decurgând din pierderi de profit, date personale sau alte pierderi ale Clientului, rezultând din:

• utilizarea sau imposibilitatea utilizării Serviciilor, cauzată de circumstanțe pe care Furnizorul nu le poate controla în mod rezonabil;
• accesul neautorizat de către terți prin deteriorarea datelor de identificare ale Clientului;
• declarații sau acțiuni ale oricărei terțe persoane neautorizate asupra Serviciilor;
• introducerea de informații eronate în Suites Manager și implicit documentele generate în baza datelor greșit introduse;
• Clientul își asumă obligația de a verifica conformitatea tuturor documentelor sau informațiilor generate de Suites Manager.

15. Forța majoră

15.1. Niciuna dintre părți nu va răspunde pentru neexecutarea la termen și/sau în mod corespunzător a oricăreia din obligațiile asumate prin prezentul Contract, dacă neexecutarea a fost cauzată de un caz de forță majoră.

15.2. Sunt considerate cauze de forță majoră situațiile extraordinare, imprevizibile, care intervin după încheierea Contractului, independent de voința părților: război, revoluții, tulburări populare, cutremure, incendii sau catastrofe naturale (enumerare exemplificativă).

15.3. Partea care invocă un caz de forță majoră este obligată să aducă la cunoștința celeilalte părți, în termen de 5 zile, producerea evenimentului. Dacă în termen de 30 de zile evenimentul nu încetează, fiecare parte va avea dreptul să notifice celeilalte părți încetarea de plin drept a Contractului.

16. Soluționarea alternativă a litigiilor (ANPC — SAL)

16.1. Prezentul Contract este supus legii române. Orice litigiu cu privire la încheierea, executarea, interpretarea, modificarea sau încetarea prezentului Contract se vor soluționa pe cale amiabilă.

16.2. Consumatorii au dreptul de a utiliza procedura de soluționare alternativă a litigiilor (SAL) gestionată de Autoritatea Națională pentru Protecția Consumatorilor, conform OG nr. 38/2015 și Ordinului ANPC nr. 449/2022.

ANPC

Soluționarea Alternativă a Litigiilor reclamatiisal.anpc.ro

16.3. În cazul în care litigiul nu poate fi soluționat pe cale amiabilă sau prin procedura SAL, acesta va fi înaintat spre soluționare instanțelor judecătorești competente din Municipiul București.

17. Clauze finale

17.1. Niciun fel de informații orale sau scrise, obținute de către Client prin intermediul Serviciilor, nu va crea o garanție care nu este stipulată expres în Contract.

17.2. Modificarea prezentului Contract se face prin acord între părțile contractante sau prin notificarea unilaterală a Furnizorului în condițiile art. 5.8.

17.3. Prezentul contract, împreună cu orice anexe care fac parte integrantă din cuprinsul său, reprezintă voința părților și înlătură orice altă înțelegere verbală dintre acestea, anterioară încheierii lui.

17.4. Persoana care își dă acordul cu privire la prezentele Condiții generale în numele Clientului declară că este împuternicită sau are autoritatea să o facă.

18. Contact

NEXBYTE SOFTWARE S.R.L.
Str. Gării, Nr. 10, Municipiul Slobozia, Jud. Ialomița
Tel: 0758208888 · Email: [email protected]